¿Qué es una donación en especie? La guía definitiva para organizaciones sin fines de lucro

Imagínese esto: usted dirige un refugio para personas sin hogar y siempre está ideando formas innovadoras de recaudar fondos para poder brindarles a sus residentes todo lo que necesitan, incluidos alimentos, ropa, mantas y artículos de cuidado personal.

Si bien es importante para su organización solicitar donaciones monetarias y mantener un flujo regular de efectivo, también podría beneficiarse de donaciones en especie. Recibir algunos artículos directamente de sus donantes reduce la necesidad de que su organización los adquiera, liberando tiempo y recursos para otras iniciativas.

Para impulsar sus esfuerzos de recaudación de donaciones en especie, revisaremos todo lo que necesita saber, incluido:

• Preguntas frecuentes sobre donaciones en especie
• Tipos de donaciones en especie
• Beneficios de las donaciones en especie
• Crear una política de aceptación de regalos
• Cómo y cuándo registrar y declarar las donaciones en especie
• Seis estrategias para solicitar donaciones en especie

Una vez que comprenda exactamente qué es una donación en especie, sus beneficios y cómo solicitarlos, registrarlos e informarlos mejor, estará listo para comenzar a recolectar estas contribuciones para sus beneficiarios.

Preguntas frecuentes sobre donaciones en especie

¿Qué es una donación en especie?

Una donación en especie, o regalo en especie, es una donación no financiera, generalmente de bienes o servicios. Las donaciones en especie permiten a las organizaciones sin fines de lucro acceder a bienes y servicios que tal vez no podrían comprar.

Como resultado, pueden liberar recursos que normalmente gastarían en esos artículos y reasignarlos a otras áreas de su presupuesto. Por ejemplo, supongamos que un refugio de animales suele gastar $500 a la semana en alimento para mascotas. Si los donantes aportan donaciones en especie equivalentes a un mes de alimento para mascotas, el refugio tendría $2,000 adicionales para otros gastos.

Esta oportunidad también anima a las empresas a apoyar a las organizaciones sin fines de lucro, ya que podrían estar más dispuestas a donar artículos que dinero. En consecuencia, las empresas y las organizaciones sin fines de lucro pueden forjar alianzas impactantes que impulsen sus objetivos.

¿Por qué se llama “en especie”?

“En especie” se refiere al hecho de que los donantes están dando un regalo en forma de bienes o servicios, en lugar de dinero en efectivo.

¿Quién puede recibir donaciones en especie?

Cualquier organización sin fines de lucro puede recibir donaciones en especie, aunque puede especificar las pautas de aceptación (o incluso no aceptarlas) en su política de aceptación de donaciones. Entre los destinatarios más comunes se incluyen:

• refugios locales
• bancos de alimentos y despensas
• Escuelas y programas educativos
• Grupos comunitarios y de socorro en casos de desastre
• A organizaciones políticas

Sin embargo, no todas las donaciones en especie son deducibles de impuestos para los donantes. Normalmente, los donantes solo pueden deducir estas contribuciones de sus declaraciones de impuestos si donan a una organización 501(c)(3). Existen ciertas circunstancias en las que podrían deducir las contribuciones realizadas a otras organizaciones 501(c), las cuales pueden determinar utilizando la Herramienta de búsqueda de organizaciones exentas de impuestos del IRS.

¿Cuáles son ejemplos comunes de donaciones en especie?

Algunos ejemplos comunes de donaciones en especie incluyen:

• Material y equipo de oficina
• Suministros del programa
• Artículos de subasta
• Inventario excesivo
• Servicios jurídicos
• Servicios de contabilidad
• Servicios de diseño gráfico
• Espacio de oficina o para eventos

Exploraremos otros ejemplos en una sección posterior.

¿Quién determina el valor de una donación en especie?

La organización sin fines de lucro que recibe la contribución determina el valor de una donación en especie calculando su valor justo de mercado (VMM), o el precio que normalmente se pagaría por un bien o servicio en el mercado abierto. Existen varias maneras de establecer el VMM, que analizaremos con más detalle en una sección posterior.

¿Cuáles son las reglas del IRS para las donaciones en especie?

El IRS cuenta con normas y formularios específicos para las donaciones en especie, tanto para donantes como para organizaciones receptoras. Mencionaremos solo algunas normas y formularios que debe tener en cuenta, pero asegúrese de consultar con su asesor fiscal para asegurarse de cumplirlas:

• Los donantes que solicitan una deducción de más de $500 para todas las donaciones en especie generalmente deben presentar una declaración Formulario 8283 con sus declaraciones de impuestos. Para reclamar una deducción de más de $5,000 por un solo artículo se requiere una tasación calificada, que en algunos casos puede tener que adjuntarse a la declaración de impuestos del donante.
• Las organizaciones sin fines de lucro que reciben más de $25,000 en contribuciones no monetarias durante el año deben completar Anexo M del formulario 990. Incluso si no alcanza la marca de $25,000, es posible que también tenga que presentar el Anexo M si recibe contribuciones de arte, tesoros históricos o contribuciones de conservación calificadas.

¿Cuáles son algunos errores comunes en las donaciones en especie?

Los errores más comunes en las donaciones en especie incluyen:

• • Asignar un valor en dólares a las contribuciones en los recibos de los donantes (determinar el valor a reclamar como deducción por contribución caritativa es responsabilidad del donante)
  • No proporcionar recibos de donantes en absoluto (los donantes los necesitan para justificar sus deducciones)
  • Registrar el tiempo de voluntariado como una donación en especie (los servicios en especie declarables deben crear o mejorar un activo o proporcionar habilidades especializadas que de otro modo sería necesario comprar)
  • Olvidar registrar las donaciones en especie como ingresos y gastos
  • No utilizar el valor justo de mercado para determinar el valor del artículo

• No establecer una política de aceptación de regalos

Tipos de donaciones en especie

Hay dos tipos principales de donaciones en especie: bienes y servicios. Revisaremos lo que implica cada tipo y daremos algunos ejemplos.

Bienes

Cuando imaginas una donación en especie, lo más probable es que estés pensando en una contribución de bienes. Los bienes son materiales o activos donados (generalmente artículos físicos) de los que su organización sin fines de lucro puede beneficiarse. Ejemplos comunes de bienes que las organizaciones sin fines de lucro pueden recibir incluyen:

• Conservas para un comedor social
• Ropa para residentes de refugios para personas sin hogar
• Artículos de subasta
• Útiles escolares para programas extraescolares.

Las organizaciones pueden utilizar estos activos en sus programas o venderlos por dinero en efectivo para financiar sus actividades.

Servicios

Es posible que en lugar de un artículo, un donante contribuya con su tiempo o experiencia a su organización sin fines de lucro. De esa manera, su organización sin fines de lucro no tiene que pagar por este servicio como lo haría normalmente, lo que puede ser especialmente útil para nuevas organizaciones sin fines de lucro u organizaciones con un presupuesto ajustado. Los servicios que un individuo u organización puede donar incluyen:

• Servicios legales gratuitos
• contabilidad y servicios de contabilidad
• Servicios de diseño Web
• Servicio de consultoría

Si bien las organizaciones sin fines de lucro de tamaño mediano a grande pueden externalizar Para obtener estos servicios, las organizaciones sin fines de lucro más pequeñas pueden buscar miembros de la comunidad dispuestos a donar su tiempo y experiencia hasta que tengan los recursos para pagar a los profesionales.

Otra

Además de bienes y servicios, su organización sin fines de lucro también podría recibir donaciones en especie de:

• Donaciones de terrenos o edificios.
• Uso de instalaciones o servicios públicos.
• tiempo de publicidad
• Obras de arte

Por ejemplo, es común que las organizaciones sin fines de lucro reciban el uso gratuito del espacio de oficina como donación en especie.

Beneficios de las donaciones en especie

Cuando su organización sin fines de lucro obtiene donaciones en especie, usted recibe mayores beneficios más allá de los artículos en sí. Estos beneficios incluyen:

• Mayor flexibilidad financiera. Como se mencionó anteriormente, las donaciones en especie le permiten reasignar los fondos que habría gastado en esos bienes o servicios a otras áreas de su presupuesto.
• Forma más eficiente de obtener recursos. Si bien normalmente tendría que pedir estos materiales y esperar a que lleguen, las donaciones en especie le permiten acceder a los artículos que necesita de inmediato. Además, no es necesario obtener la aprobación del liderazgo como lo haría normalmente para comprar estos recursos, lo que acelera el proceso de utilización de estos elementos. Alternativamente, puede vender artículos donados que su organización no necesita por dinero en efectivo, lo cual es común en el caso de donaciones de bienes personales, como equipos y automóviles.
• Más oportunidades de alianzas con empresas locales. Aceptar donaciones en especie abre la posibilidad de que las empresas locales contribuyan a su organización sin fines de lucro. Puede trabajar con estas organizaciones para atender a sus beneficiarios, organizar eventos y promover su misión en la comunidad en general.

Además, las donaciones en especie benefician a los donantes que las aportan. Estas ventajas incluyen:

• Más opciones de donación. Cuando acepta donaciones en especie, les brinda la oportunidad de contribuir a los donantes que quizás no tengan fondos disponibles. De hecho, 81% de los donantes donar a organizaciones sin fines de lucro mediante donaciones en especie, lo que indica la popularidad de este método de donación. Los donantes que contribuyen con donaciones de propiedades en especie (servicios no incluidos) pueden incluso deducir sus donaciones en sus declaraciones de impuestos, tal como lo hacen con las donaciones en efectivo.
• Mejor comprensión de su impacto. Si bien puede ser difícil informar a los donantes dónde se han destinado exactamente sus dólares para financiar su misión, es mucho más fácil explicar el impacto de las contribuciones tangibles de bienes o servicios de los donantes.
• Sostenibilidad mejorada. Los donantes que aportan artículos que no utilizan en lugar de tirarlos pueden estar orgullosos de su impacto positivo en el medio ambiente.

Si bien las donaciones monetarias siempre son útiles para las organizaciones sin fines de lucro, las donaciones en especie diversifican el apoyo que recibe, lo que le permite reducir su dependencia de las donaciones en efectivo y brindar oportunidades únicas para que los donantes contribuyan.

Crear una política de aceptación de regalos

El mayor desafío de aceptar donaciones en especie es que a veces las organizaciones sin fines de lucro reciben artículos que no pueden usar. Estos pueden incluir artículos vencidos, bienes rotos o dañados, artículos con restricciones legales o materiales peligrosos.

Para combatir este problema, su organización sin fines de lucro debe crear una política integral de aceptación de obsequios y garantizar que los donantes sepan dónde pueden consultarla. Esta política debe incluir:

• Los tipos de obsequios que su organización puede y no puede aceptar
• Las circunstancias bajo las cuales aceptarás diferentes tipos de obsequios
• El proceso de registro de cada tipo de regalo.

Este tipo de políticas no solo ayudan a los donantes a determinar si su obsequio será aceptado, sino que también permiten a las organizaciones sin fines de lucro rechazar cortésmente los obsequios haciendo referencia a la política. Es mucho más fácil (y amable) decirles a sus donantes: “Muchas gracias por su contribución. Desafortunadamente, esta donación viola nuestra política de aceptación de obsequios, por lo que lamentablemente no podremos aceptarla”, que simplemente rechazarla.

Además, promover su política de aceptación de obsequios puede inspirar a los donantes que tienen artículos elegibles a mano a contribuir. Por ejemplo, un comedor comunitario puede crear una publicación en las redes sociales destacando los artículos que actualmente están en demanda y adjuntar su política de donaciones en especie. Al ver la publicación, un donante puede revisar su despensa para encontrar productos enlatados no vencidos y dejarlos en la sede del comedor social al día siguiente.

Cómo y cuándo registrar y declarar las donaciones en especie

Una vez que reciba donaciones en especie, deberá registrarlas en su sistema contable e informarlas para fines fiscales. Para contabilizar las donaciones en especie de acuerdo con Principios de contabilidad generalmente aceptados en Estados Unidos (US GAAP)Las organizaciones sin fines de lucro deben mantener registros detallados de las donaciones que reciben. Estos registros también ayudarán a preparar a su organización para el futuro. auditorías financieras.

Sin embargo, una donación en especie debe cumplir con requisitos específicos. requisitos para el reconocimiento dentro de sus informes financieros. Por ejemplo, las donaciones de servicios se reconocen si crean o mejoran activos no financieros (como un grupo de padres que se reúnen para construir un garaje detrás de la oficina de una organización sin fines de lucro) o son proporcionadas por personas que poseen habilidades especializadas (como profesionales y artesanos) y normalmente sería necesario comprarlo si no se dona. Por lo tanto, si bien son valiosos para ayudar a un comedor de beneficencia a cumplir su misión, los servicios de los voluntarios que trabajan en la fila de alimentos para la cena de Acción de Gracias no cumplirían con los requisitos para el reconocimiento en los informes financieros de la entidad, por ejemplo.

Las organizaciones sin fines de lucro deben reportar las donaciones en especie por separado en sus estados financieros. Esto significa que deben registrar las donaciones en especie en una cuenta de ingresos separada dentro de su... catálogo de cuentas.

Después de determinar si una donación en especie cumple con los requisitos para el reconocimiento, siga estos pasos para registrar y declarar adecuadamente la contribución:

1. Determine el valor justo de mercado (FMV) del artículo.

El valor justo de mercado (FMV) se refiere al precio que normalmente pagaría por un bien o servicio en el mercado abierto. Debe registrar las donaciones en especie a su valor justo de mercado cuando las reciba. Para las subastas, registre los artículos donados a su valor justo cuando reciba los obsequios y ajuste el valor hacia arriba o hacia abajo según la cantidad recibida cuando se venda en la subasta.

Dependiendo del elemento que esté evaluando, existen varias formas diferentes de determinar el FMV:

• Si el artículo tiene un valor sencillo, Úselo como FMV. Por ejemplo, es posible que una prenda de vestir que reciba todavía tenga una etiqueta de precio o que pueda encontrar el valor de un producto enlatado consultando el sitio web de su supermercado local. Sin embargo, los artículos pueden depreciarse con el tiempo, así que acuda a su contador para que le aconseje si no está seguro de cómo valorar una contribución.
• Si el artículo es único, como obras de arte personalizadas o recuerdos firmados de celebridades que planea vender en una subasta, consulte con el proveedor del artículo. Sin embargo, tenga en cuenta que los propietarios pueden sobrevalorar sus propias posesiones, especialmente si tienen valor sentimental. Verifique siempre la estimación del propietario buscando artículos comparables a la venta en línea.
• Si es una donación de servicios, Pregúntele al proveedor cuánto cobraría normalmente por un proyecto similar. Alternativamente, puede calcular el valor de su servicio multiplicando su tarifa por hora por la cantidad de horas que han dedicado a trabajar con su organización.

2. Registre la donación en especie.

Como se mencionó anteriormente, registrará su donación en especie en una cuenta de ingresos separada dentro de su plan de cuentas. En general, las donaciones en especie no tendrán ningún impacto en los ingresos netos de su entidad porque registrará el valor de la donación como una partida de ingresos y gastos.

Por ejemplo, digamos que su organización ha recibido $500 en servicios legales pro bono de un abogado local. Su entidad reconocería tanto ingresos como gastos por los servicios legales aportados.

3. Proporcionar un reconocimiento por escrito al donante del artículo.

Las donaciones de propiedades en especie suelen ser deducibles de impuestos, pero el IRS no permitirá que los contribuyentes deduzcan contribuciones de $250 o más a menos que obtengan un reconocimiento por escrito de la organización benéfica receptora. Es importante tener en cuenta que el IRS no permite que los contribuyentes deduzcan el valor del tiempo o los servicios.

El reconocimiento escrito debe incluir:

• El nombre de su organización sin fines de lucro y el número de identificación de empleador (EIN)
• La fecha en que recibió la propiedad o se completó el servicio.
• Una descripción de la propiedad recibida.
• Una declaración de que no se proporcionaron bienes o servicios a cambio de la contribución (si proporcionó bienes o servicios a cambio de la contribución, incluya una descripción y una estimación de buena fe del valor justo de mercado de los bienes o servicios).

Para obtener una descripción más detallada de los requisitos de reconocimiento, consulte Publicación 1771 del IRS, Contribuciones caritativas: Requisitos de justificación y divulgación del IRS.

Legalmente, su organización sin fines de lucro no puede proporcionar el valor de la donación al donante; deberán completarlo ellos mismos cuando preparen sus declaraciones de impuestos. Sin embargo, usted puede (y debe) asegurarles el impacto de su contribución y muestra tu agradecimiento por su regalo.

4. Reporte la donación en su Formulario 990.

Formulario 990 Las declaraciones de información anuales requieren que las organizaciones sin fines de lucro informen todas las contribuciones no monetarias como parte de sus ingresos totales para el año. Si bien informará donaciones de propiedades y bienes, las donaciones de servicios y el uso de instalaciones no se incluyen en la sección de ingresos, pero se informan como una partida de conciliación al final del formulario.

Además, existen algunos tipos de donaciones en especie para las que el IRS requiere documentación adicional, que incluyen:

• Artículos por valor de más de $25,000
• Artefactos o obras de arte históricos
• Donaciones por valor de $500 o más, como vehículos

También puede haber requisitos de informes adicionales dependiendo de su estado de operación, así que asegúrese de verificar las pautas relevantes para que su organización sin fines de lucro pueda mantener el cumplimiento.

Seis estrategias para solicitar donaciones en especie

Ahora que está preparado para registrar y reportar donaciones en especie, ¡es hora de comenzar a solicitarlas! Para ayudarle a empezar, hemos recopilado varias estrategias para fomentar y recaudar contribuciones en especie:

1. Cree una página de donaciones en especie en su sitio web. Para que los donantes sepan qué artículos necesita su organización y cómo entregarlos, recopile esa información en una página de donaciones en especie en su sitio web. También puede incluir allí su política de aceptación de regalos para facilitar el acceso.
2. Escriba cartas a posibles donantes en especie. Si ha solicitado importantes donaciones monetarias en el pasado, sabrá que la personalización es clave, y lo mismo ocurre con las grandes donaciones en especie. Intente revisar su base de datos de donantes en busca de posibles donantes en especie y escriba su solicitud de donación como carta personalizada. Por ejemplo, puede identificar al propietario de una empresa de tecnología entre sus donantes y preguntarle si estaría dispuesto a contribuir con algún equipo.
3. Desarrollar una lista de deseos de los artículos deseados. Informe a sus seguidores exactamente qué artículos necesita con una lista de deseos dedicada. Así como las personas crean listas de deseos en Amazon de los artículos que les gustaría tener, su organización sin fines de lucro puede crear una lista similar y compartirla con su base de donantes. De esa manera, maximiza las posibilidades de recibir artículos útiles que se alineen con su política de aceptación de obsequios y los presupuestos de sus donantes.
4. Aprovechar las relaciones con los patrocinadores corporativos. Si ya has asociado con una empresa en el pasado, intente comunicarse con ellos nuevamente para ver si estarían dispuestos a donar bienes o servicios a su organización. Haga hincapié en que las donaciones en especie son una gran oportunidad para que mejoren su reputación como empresas socialmente responsables y contribuyan a su organización sin fines de lucro de forma no monetaria.
5. Organiza un evento. Reúna a la comunidad de su organización sin fines de lucro con un evento que promueva las donaciones en especie. Por ejemplo, una colecta de alimentos o ropa le permite concentrarse en recolectar contribuciones en especie durante un período prolongado.
6. Facilite a los donantes la entrega de sus artículos. Una vez que haya solicitado con éxito una donación en especie, asegúrese de que a los donantes les resulte fácil dejar sus contribuciones. Si es posible, proporcione varios sitios de donación para que los donantes puedan elegir el que les resulte más conveniente. Alternativamente, puede ofrecerse a recoger los artículos de los donantes, especialmente si les resulta difícil transportarlos.

Cuanto más claramente comunique a los donantes qué artículos necesita y cómo entregarlos, más probabilidades tendrá de recibir contribuciones útiles y elegibles de manera oportuna.

Resumen

Con un conocimiento profundo de las donaciones en especie y de cómo pueden ayudar a su organización, probablemente ya haya comenzado a pensar en qué elementos podría beneficiar más a su organización sin fines de lucro. Finaliza esta lista con tu equipo y promuévela entre tus seguidores, junto con tu política de aceptación de obsequios.

Si bien hemos revisado cómo su organización puede registrar e informar adecuadamente sus donaciones en especie, elimine el estrés de este proceso dejándolo en manos de profesionales. Los contadores sin fines de lucro de YPTC están equipados para ayudarlo con sus necesidades de registro e informes de donaciones en especie.

Para obtener más información sobre la gestión financiera de organizaciones sin fines de lucro, consulte los siguientes recursos:

• Contabilidad sin fines de lucro: lo que las organizaciones benéficas deben saber. Conozca los entresijos de la contabilidad de organizaciones sin fines de lucro en esta guía completa.
• ¡Consejos presupuestarios para organizaciones sin fines de lucro que cuentan! Con Justine Townsend. Siga a la gerente de YPTC, Justine Townsend, mientras brinda consejos sobre cómo mejorar los procesos presupuestarios de su organización sin fines de lucro.
• Qué hacemos. ¿Tiene curiosidad sobre cómo podemos apoyar a su organización sin fines de lucro más allá de registrar e informar sus donaciones en especie? Consulte todos nuestros servicios de contabilidad y teneduría de libros para organizaciones sin fines de lucro.